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GTD

Last-modified: 2011-10-10 (月) 17:54:40

GTDの基本概念

その1.

  • タスク(やること/やるべきこと/気になること)の全てを頭の中から外部の信頼できるツールに預ける

その2.

  • 預けた全てのタスクのとるべき行動を見極める(システマチックな思考)
    • タスクに本当に求められている結果を明確にする
    • 何をしたらタスクが終わるのか?
    • タスクを終わらせるために必要な次にとるべき行動は何か?
    • このタスクはイシューか?

その3.

  • リマインダを使用してとるべき行動を思い出し、定期的にレビューする



行動の管理

  • やりかけのタスクがたくさんあると集中力が分散しストレスがどんどん溜まっていく
  • やりかけのタスクの状態
    • 求めている結果がはっきりしない
    • 次にとるべき物理的な行動が定義されていない
    • 次にとるべき行動を思い出させてくれるリマインダが設定されていない
  • ToDoリストはやるべきこと(未解決事項)を単に羅列しただけでは意味がない
    ゴールと次にとるべき行動を定義し、ちゃんと噛み砕いておくことが重要
  • 次にとるべき行動の検討を後回しにせずにアンテナに引っかかった時点で
    しかるべき判断を下しておけば、後々頭を悩ませることがなくなる
  • タスクをいっぺんにやろうとせずボトムアップで次にとれそうな行動計画を立てる



GTDの5つのステップ

流れ

  1. 気になること全てを一箇所に「収集」する
  2. 収集したタスクの意味ととるべき行動を明らかにする「処理」を行なう
  3. 処理の結果を「整理」する
  4. 行動の選択肢を「レビュー」する
  5. 選んだ行動を「実行」する
  • これら全てを一気にやる必要はなく日によってある部分だけでもよい
    ただし全てのステップを高いレベルで確実にこなしていく必要がある

step1.収集

  • 基本的には気になるもの全てをInboxに集める
  • 物理的なもの(机の上の資料やキャビネの中の物等)から頭の中にあるもの全てを収集する
  • Inboxは一時的な保管場所であり、定期的に空にすることが大事
  • Inboxに留まり続けると、片付いていないので結局頭に逆戻りしてしまいオープンループの状態になってしまう

step2.処理

  • 「収集」したものを処理する。処理するときは下記の大原則ルールに則って実施すること
    • 一番上のものから1件ずつやっていく
    • 緊急性や重要性、判断がつきやすいものにとらわれず全てを平等にこなすこと
    • 一回Inboxから取り出したものは2度と戻さないこと
    • 1件辺りにさく判断時間は2分以内に抑えること
    • 行動をおこす必要があるタスクの場合は目に見える物理的な行動を定義すること

step3.整理

  • 「処理」して見極めた内容を下記のうちのどれかに整理する
  • 行動をおこす必要があるもの
    • プロジェクトリスト
    • プロジェクトの参考情報
    • 絡待ちリスト
    • カレンダー
      カレンダーにはその日に絶対やるべきことの行動のみを記述すること
    • 次にとるべき行動リスト
  • 行動をおこす必要がないもの
    • someday いつかやる/多分やるリスト
    • files 資料置き場(タスクではないが残しておくと後々役に立ちそうな情報)
    • trashcan ゴミ箱

step4.レビュー

  • 通常はカレンダー→次にとるべき行動リストを日時確認
  • 週次レビューは金曜昼にやるのが良さそうだ
  • レビューでは人生の大局的なレビューも行ったほうかよい

step5.実行

  • 実行するのみ



GTDを実施する際の心得

  • GTDのリストは定期的に更新して、システムの鮮度を保つ必要がある
    システムの鮮度が悪いとシステムの信用性が下がり、結局オープンループに戻ってしまう
  • 割り込み仕事こそ、仕事の終わりを定義し、GTD システムに組み込んで管理すべき
  • 仕事に忙殺されてそれを理由にリストを更新しないのも簡単
    →それではいつまで経っても自分の時間を管理することはできない
  • 仕事の能率を上げるためにシステムの整備更新を行なう時間を作ること